Data based dikatakan seperti lemari karena data disimpan dengan cara terorganisir, terstruktur, dan mudah diakses saat dibutuhkan.
Perbedaan data based tradisional dengan sistem data based saat ini:
- Pada data based tradisional, data di simpan secara manual atau semi-terstuktur, seperti dalam file fisik atau spreadsheet sederhana. Akses ke data lebih lambat, sering membutuhkan pencarian manual melalui file fisik atau spreadsheet, dan memakan waktu yang lama. Analisis data pada sistem tradisional biasanya dilakukan secara manual dengan alat yang terbatas sehingga hanya mampu menangani jumlah data yg kecil.
- Dengan kemajuan teknologi seperti cloud computing dan database management system (DBMS) yg canggih, akses ke data jauh lebih cepat efisien. Sistem data modern, terutama yang berbasis cloud sangat berskalabel, artinya kapasitas penyimpanan dan komputasi bisa ditingkatkan dengan mudah tanpa perlu membeli infrastruktur baru. Selain itu, sistem modern dilengkapi dengan backup otomatis dan protokol keamanan yang lebih kuat seperti enkripsi dan kontrol akses berbasis peran, yang memberikan perlindungan data yang lebih baik.