Mengapa sebuah data based dikatakan seperti sebuah lemari? Data based sendiri merupakan media penyimpanan suatu dokumen ataupun file file penting yang digunakan atau dimiliki oleh individu maupun perusahaan/organisasi sebagai media untuk menyimpan hal-hal tersebut, ibarat lemari sebagai media penyimpanan segala barang mulai dari pakaian, barang berharga dan masih banyak lagi.
Perbedaan antara data based tradisional dengan data based saat ini sangat berbeda, perubahan signifikan yang terjadi seiring berjalannya waktu baik individu/kelompok dituntut untuk beradaptasi dengan hal hal baru di masa yang akan datang.
Bedanya yaitu data based tradisional lebih ke arah penyimpanan data secara manual yang dilakukan oleh manusia dengan kontak langsung ke media hardfile untuk melakukan kegiatan penyimpanan maupun mengelola data secara manual dan terpusat sehingga sering terjadinya kesulitan dalam mencari data yang sudah tersimpan di suatu data based perusahaan/organisasi, sedangkan data based saat ini sangat berbeda dengan data based tradisional yang dimana saat ini data based bisa diakses dimana saja dan kapan saja tanpa harus mencari ke tempat yang memang sebagai pusat tempat penyimpanan data, sehingga hal ini cukup memudahkan SDM dalam mengelola suatu data dan mencari data tanpa harus pergi ke pusat based data.