Data based di katakan seperti lemari karena fungsinya untuk menyimpan berbagai data dengan teratur, sehingga sangat mudah ditemukan saat diperlukan.
Perbedaan data based tradisional dengan saat ini sebagai berikut :
Data based tradisional menggunakan pengolahan data secara tradisional dengan cara menyimpan record pada file yang terpisah atau sistem pemrosesan file. Keterbatasannya kerangkapan data, kesukaran mengakses data, data terisolir, keamanan data, dll.
Data based saat ini menyimpan data record pada tempat yang disebut basis data dan diantara program aplikasi maupun pemakai terdapat database management system. Data based saat ini bisa dikatakan lebih modern, namun keterbatasan data based saat ini, yaitu memerlukan tenaga ahli, perangkat lunak mahal, butuh daya listrik yang besar, jika tidak benar maka akan kerusakan akan terjadi, prosedur backup sulit, dll.