Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melalukan hal-hal seperti :
▪ Memberi sampul/map pada kumpulan arsip yang akan disimpan
▪ Menentukan kelompok /jenis arsip
▪ Memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map
▪ Menempatkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu didalam lemari